Sistema de Notas

🗂️ El sistema que me permitió organizar mis notas sin depender de ninguna app.

Vivimos a un ritmo acelerado, en estos tiempos es fácil escuchar que alguien toma pastillas para cumplir con ciertas responsabilidades, que no se llega a tiempo, que no hay tiempo para hacer bien las cosas, y un sinfín de situaciones que demuestran el apuro y la urgencia que nos agita cada día.

Y todo eso que nos rodea, es información. Ideas que aparecen en el colectivo, artículos que queremos leer después, recetas que nos pasan por WhatsApp, proyectos que empiezan y terminan, documentos que se acumulan como si tuvieran vida propia.

El problema no es la cantidad de información. El problema es no saber cómo almacenarla.

Y cuando no sabemos dónde poner algo, pasa lo inevitable: lo dejamos para después.

Y después se convierte en una montaña de notas sueltas, capturas de pantalla, PDFs olvidados y carpetas con nombres como “COSAS IMPORTANTES” o “ORGANIZAR URGENTE”.

La buena noticia es que existe una forma de evitar ese caos sin necesidad de convertirte en un monje de la productividad.

🧠 El descubrimiento que lo cambia todo: solo existen tres tipos de notas

Después de años probando sistemas, apps y métodos, llegué a una conclusión que simplificó todo:

Solo existen tres tipos de notas.

No importa si usás Evernote, Notion, Google Drive o una libreta de papel.

Todo lo que guardás entra en una de estas categorías:

1. Notas de Captura

Son las ideas rápidas, los pensamientos fugaces, las tareas que aparecen de golpe.

No están ordenadas. No están pulidas. Son pura velocidad.

    Comprar pilas
    Idea para un video sobre organización
    Frase interesante del libro que estoy leyendo

2. Notas de Referencia

Información que querés conservar.

No requiere acción, solo un buen lugar donde vivir.

    Recetas
    Apuntes de cursos
    Artículos guardados
    Manuales, tutoriales, PDFs

3. Notas de Proyecto

Material activo. Lo que estás usando ahora mismo para avanzar en algo.

    Un guion
    Un plan de estudio
    Un documento en progreso
    Investigación para un trabajo

Cuando entendés esta clasificación, todo empieza a ordenarse solo.

🗂️ La estructura universal que funciona en cualquier app

Acá viene la parte mágica:

si solo existen tres tipos de notas, entonces solo necesitás cuatro carpetas.

Sí, cuatro

.\*
📁 01_Inbox
📁 02_Proyectos
📁 03_Referencia
📁 04_Archivo

¿Qué va en cada una?

01_Inbox: Todo lo que capturás rápido. Sin pensar. Sin clasificar.

02_Proyectos: Material activo. Lo que estás trabajando ahora.

03_Referencia: Información organizada por temas.

📁 03_Referencia
   📁 Finanzas
   📁 Salud
   📁 Programación
   📁 Educación

04_Archivo: Lo que ya terminó. No lo necesitás a la vista, pero tampoco querés perderlo.

Esta estructura es tan simple que podés replicarla en cualquier lado, en Notion, en Evernote, en Google Drive, en tu computadora o incluso en carpetas físicas.

Lo importante no es la herramienta.

Es que tu sistema se mantenga igual en todas.

🔄 El flujo diario que mantiene todo funcionando

Un sistema no sirve si no fluye. Este es el flujo que hace que todo se mantenga ordenado sin esfuerzo:

1. Capturá Todo al Inbox. Sin pensar.

2. Procesá Una vez al día, revisás el Inbox y decidís:

    ¿Es una tarea? → va a tu gestor de tareas
    ¿Es referencia? → va a Referencia
    ¿Es parte de un proyecto? → va a Proyectos
    ¿No sirve? → lo descartas

3. Trabajá Entrás a Proyectos y seguís donde lo dejaste.

4. Archivá Cuando un proyecto termina, lo movés a Archivo.

    Es simple.
    Es claro.
    Es sostenible.

Regla de oro: Nunca borres, solo archiva.

Vinculación y Atomicidad

Una idea, una nota: Cada archivo debe tratar sobre un solo concepto. Es más fácil enlazar Teoría de la Relatividad.md que buscar ese concepto dentro de un archivo de 50 páginas llamado Física.md.

Convención de Nombres (Naming Convention):

Usa prefijos para ordenar. Por ejemplo, fechas ISO para diarios: 2023-10-27_Reunion-Cliente.

Esto garantiza que, incluso si el sistema de ordenamiento de tu computadora falla, tus archivos se ordenen cronológicamente por nombre.

🚀 ¿Por qué este sistema funciona tan bien?

Porque ...

    - está basado en cómo pensamos, no en cómo funciona una app.
    - reduce la fricción.
    - evita decisiones innecesarias.
    - te permite cambiar de herramienta sin perder tu estructura mental.

Porque te da libertad.

Y, sobre todo, porque te devuelve algo que vale oro: claridad.

🧭 Conclusión: tu sistema es tu mapa mental

Un buen sistema de notas no es una colección de documentos.

Es una forma de pensar.

Cuando tu estructura es clara, podés usar Evernote, Notion, Obsidian o carpetas en tu PC sin perderte.

La herramienta se vuelve intercambiable.

Vos ganás libertad.

Si estás buscando orden en tu vida digital, quizás no necesites otra app.

Quizás necesites un sistema...

Consejo: Nunca dejes de organizar y experimentar con sistemas de notas.

Saludos.

Con ♥️ desde Ituzaingó, Buenos Aires, Argentina.